Es gibt 2 Arten der Nutzung von personalisierten Unterschriften (Benutzer):
- Automatisch: Hierfür ist es notwendig, dass alle Nutzer im PMS-System als solche hinterlegt sind und diese Information an den Korrespondenzmanager übertragen wird. Insofern dies der Fall ist, können die Unterschriften mittels PMS-Code mit dem jeweiligen Nutzer gekoppelt werden. Somit erscheint automatisch die Signatur des Mitarbeiters, welcher gerade im PMS eingeloggt ist.
- Manuell: Hier stehen die personalisierten Unterschriften auf der Versandseite zur Auswahl. Somit wählt jeder Mitarbeiter sich selbst aus, gleich wie die gewünschte Briefvorlage.
Bei Bedarf an manueller Auswahl wendet euch bitte an den Brandnamic Support.
Erstellung personalisierte Unterschriften
Im Backend des Korrespondenzmanager können die personalisierten Unterschriften/Benutzer im Menü Einstellungen unter dem Untermenü Benutzer erstellt werden.
Wir unterscheiden hier zwischen Benutzerdarstellung für HTML und Benutzerdarstellung für MiA.
Benutzerdarstellung für HTML
Über den Button + Neuer Benutzer (HTML) rechts oben können neue Unterschriften erstellt werden.
- Sprache: hier kann ausgewählt werden, ob die Unterschrift nur für eine Sprache (es erscheinen die Sprachen des Korrespondenzmanager) oder für alle Sprachen gültig ist.
- Name: hier wird der interne Name hinterlegt
- Bezeichnung: hier wird die Bezeichnung hinterlegt, welche erscheinen soll, wenn die Unterschrift als reiner Text ausgegeben wird (Serienbrieffeld #UnterschriftText#).
- Unterschrift: Insofern man anstelle von Text eine Grafik als Signatur ausgeben lassen möchte (Serienbrieffeld #Unterschrift#), muss hier die Grafik hochgeladen werden (nur JPEG-Format, max. 600px Breite, max. 2 MB Größe)
- Insofern wir die Erstellung der Signaturen für euch machen dürfen, gilt: Die erstmalige Erstellung von personalisierten Unterschriften als Grafik ist bei Einrichtung inklusive. Bei zukünftigen grafischen Erstellungen von personalisierten Unterschriften, werden diese auf Regie verrechnet.
- Beispiele Signaturen
- PMS-Code: Hier wird entweder ein frei erfundener Code hinterlegt, oder insofern man die automatische Ausgabe der Unterschriften nutzt, der Code, welcher im PMS dem Nutzer zugeteilt ist (für das Mapping).
Bei manueller Auswahl auf Versandseite:
- Unterschrift in Auswahl anzeigen?: Auf Ja → damit der Benutzer auf der Versandseite zur Auswahl steht.
- WICHTIG: Bei Erstellung einer Signatur darf bei Unterschrift in Auswahl anzeigen nur bei einer Sprache auf JA gesetzt werden. Der Korrespondenzmanager nimmt sich dann automatisch die Signatur in der korrekten Sprache.
Benutzerdarstellung für MiA
Um eine neue Unterschrift für MiA zu erstellen, muss eine bestehende über das entsprechende Icon dupliziert werden.
- Bild: Insofern man anstelle von Text eine Grafik als Signatur ausgeben lassen möchte, muss hier die Grafik hochgeladen werden (nur JPEG-Format, max. 1950px Breite, max. 2 MB Größe)
- Insofern man eine Bild-Text-Kombination möchte, wird hier ein Portraitfoto hochgeladen.
- PMS-Code: Hier wird entweder ein frei erfundener Code hinterlegt, oder insofern man die automatische Ausgabe der Unterschriften nutzt, der Code, welcher im PMS dem Nutzer zugeteilt ist (für das Mapping).
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der PMS-Code sowohl für die HTML- als auch für die MiA-Darstellung übereinstimmen muss. - Vorname: Dieser wird entsprechend der gewählten Auswahl für die Darstellung angezeigt.
- Nachname: Dieser wird entsprechend der gewählten Auswahl für die Darstellung angezeigt.
- Beschreibung (pro Sprache): Diese wird entsprechend der gewählten Auswahl für die Darstellung angezeigt.
- Darstellung: Hier wird eingestellt, wie Name und Beschreibung dargestellt werden:
- Beschreibung unter Name darstellen
- Name unter Beschreibung darstellen
- Name vor Beschreibung, in einer Zeile
- Beschreibung vor Name, in einer Zeile
- Keinen Text darstellen (insofern ich alles in der hochgeladenen Grafik enthalten habe)
- Nur Beschreibung ohne Name darstellen
- MiA-Chat Bild: Hier wird das Bild (nur JPEG-Format, max. 100x100px, max. 2 MB Größe) hochgeladen, welches bei der Darstellung "Kombi mit Chat" (MiA 3.0) bei den MiA-Elementen Text (mit Bild) eingestellt ist.
Vorlagen E-Mail
Um sicherzustellen, dass die erstellten personalisierten Unterschriften in den E-Mail-Vorlagen korrekt angezeigt werden, ist es erforderlich, das entsprechende Serienbrieffeld an der gewünschten Stelle im Inhalt einzufügen.
- #Unterschrift Text#
Dieses enthält genau die Informationen, die bei der Erstellung der Unterschrift im Feld Bezeichnung eingetragen wurden, wie zum Beispiel der Name einer Person. - #Unterschrift#
Bei der Verwendung dieses Serienbrieffeldes wird überprüft, ob ein Unterschrift (600 px) eine Grafik hochgeladen wurde. Falls ein Bild vorhanden ist, wird es in der E-Mail angezeigt. Wenn kein Bild vorhanden ist, wird der Text verwendet, der im Feld Bezeichnung eingegeben wurde.
Vorlagen MiA
Um sicherzustellen, dass die erstellten personalisierten Unterschriften in den MiA Vorlagen korrekt angezeigt werden, gibt es 2 Möglichkeiten:
- Strukturelles MiA-Element "personalisierte Unterschrift": Hier wird die Unterschrift alleinstehend dargestellt, und zwar an der Position, an welcher das Element eingezogen wurde.
- Text(mit Bild) Kombi mit Chat: Beim MiA Element Text (mit Bild) kann bei der Darstellung eingestellt werden: Kombi mit Chat
Insofern dies so eingestellt wurde, ist die Darstellung auf MiA wie folgt: